The Signature หมายความว่าอย่างไร?

The Signature หมายความถึง นามของผู้เขียนจดหมาย ซึ่งจะต้องเขียนด้วยลายเซ็นของตนเองเสมอจะใช้วีธีอื่นใดไม่ได้เป็นอันขาด เช่น ใช้ตราประทับลงในแบบ การเซ็นนามด้วยมือของตนเองไม่ได้ การเซ็นนามควรต้องเซ็นให้เป็นไปในทางี่สามารถให้ผู้รับจดหมายอ่านเข้าใจได้ง่าย มิฉะนั้นเขาจะไม่ทราบว่าใครเป็นผู้เขียนจดหมายถึงเขา แต่เพื่อป้องกันความยุ่งยากในการอ่านลายเซ็น ก็ควรจะเขียนนามของผู้เขียนจดหมาย หรือพิมพ์นามของผู้เขียนจดหมายไว้ข้างล่างลายเซ็นอีกครั้งหนึ่ง และการเขียน นามผู้เขียนจดหมายนั้นต้องเขียนไว้ข้างล่างของ the Complimentary Close

ขอให้สังเกตดูตัวอย่างการเซ็นนามส่วนตัว ดังต่อไปนี้

Yours faithfully,

John Smith (เป็นลายเซ็น)

(JOHN SMITH)

แต่ถ้าเป็นจดหมายเกี่ยวกับธุรกิจ (BUSINESS LETTERS และผู้เซ็นนามในจดหมายเป็นผู้แทนบริษัท ห้างร้าน ผู้เซ็นนามในจดหมายดังกล่าวจะบอกตำแหน่งและบอกนามของบริษัท ห้างร้านที่ตนเซ็นนามแทนลงไปด้วย

ขอให้สังเกตตัวอย่าง การเซ็นนามเกี่ยวกับจดหมายธุรกิจดังต่อไปนี้

Yours sincerely,

Manager

…………………….

(HIRAM R. JONES)

South Philadelphia Hat Company

หรือ                                 Yours Sincerely,

…………………….

(HIRAM R.JONES)

Manager

หมายเหตุ ระหว่างบรรทัดของ the Complimentary Close และบรรทัดตัวพิมพ์ของลายเซ็น ควรต้องห่างกัน พอที่ผู้เขียนจดหมายจะเซ็นนามได้สะดวก ไม่ควรจะเขียนเว้นระยะให้ชิดกันจนเกินไป

ถ้าจดหมายมีผู้บอกให้เขียนแล้ว จะต้องเขียน (หรือพิมพ์) นามย่อ หรืออักษรย่อของผู้บอก และพนักงานชวเลขซึ่งเป็นผู้พิมพ์จดหมายฉบับนั้นไว้ข้างล่างบรรทัดสุดท้ายของ the Signature และต้องเขียน (หรือพิมพ์) ไว้ให้ชิดริมกระดาษจดหมายทางด้านซ้ายมือ

ขอให้สังเกตดูตัวอย่างดังต่อไปนี้

Yours truly,

……………..

(JOHN SMITH)

Office Manager

JP/AJ                               (หรือ JP : AJ. JP-AJ)

จากบรรทัดนามย่อ JP/AJ ก็จะเป็นที่ทราบกันว่า JP คือ John Palmer เป็นผู้บอกจดหมายนี้ และ AJ คือ Annette Jackson เป็นพนักงานชวเลขและเป็นผู้พิมพ์จดหมายฉบับนี้

ถ้าจดหมายฉบับนี้มีสิ่งที่สอดไปด้วย ซึ่งอาจเป็น bill (ใบเตือนหนี้) cheque (ใบสั่งจ่าย) หรือสิ่งอื่นใด จะต้องเขียนหรือพิมพ์คำว่า “Enclosure” หรือ “Enc.” ไว้ข้างล่างนามย่อของผู้บอกให้เขียนจดหมาย และพนักงานชวเลขด้วย ถ้าสิ่งที่สอดไปกับจดหมายมีตั้งแต่สองชิ้นขึ้นไปจะต้องเขียน Enclosures. หรือ Encs. แทน Enclosure หรือ Enc.

ขอให้สังเกตดูตัวอย่างดังต่อไปนี้

Yours faithfully,

…………………..

(JAMES SMITH)

Office Manager

JP/AJ

Encs.

(Visited 124 times, 1 visits today)